Prezes Urzędu Lotnictwa Cywilnego przypomina, że od dnia 28 października 2014 r., czyli od daty obowiązywania przepisów rozporządzenia Komisji (UE) nr 965/2012, nastąpiła zmiana zasad wprowadzania zmian do dokumentacji Operatorów. Przepis ORO.GEN.130 załącznika III do rozporządzenia oraz AMC i GM do tego punktu, szczegółowo określają zakres i sposób wprowadzania zmian, w tym określają, które zmiany wymagają „uprzedniego zatwierdzenia Prezesa Urzędu”. Jedną z nowości jest obowiązek ustanowienia i uzyskania zatwierdzenia Prezesa Urzędu procedury opisującej sposób wprowadzania i zgłaszania zmian niewymagających uprzedniego zatwierdzenia (ORO.GEN.115 (b)).
Tym samym Operator powinien opracować i zawrzeć w swojej dokumentacji procedurę procedowania zmian (zarządzania zmianą), zarówno wymagających, jak i niewymagających uprzedniego zatwierdzenia. Procedura zmiany musi brać pod uwagę współpracę z nadzorem (Prezesem Urzędu) oraz skuteczną dystrybucję zmian – ORO.AOC.150(a).
Procedura wprowadzania zmian niewymagających uprzedniego zatwierdzenia powinna określać:
• dopuszczalny zakres zmian, np. poprzez wykaz/listę dopuszczalnych zmian;
• wskazanie osoby odpowiedzialnej za zatwierdzanie takich zmian;
• udział osoby na stanowisku ds. monitorowania spełnienia wymagań CMM;
• sposób i terminy przekazywania/zgłaszania zmiany do Nadzoru;
• sposób nadzoru i zabezpieczenia przed przekroczeniem uprawnień wynikających z zatwierdzenia tej procedury;
• postępowanie Operatora ze zmianą wdrożoną do stosowania, po otrzymaniu pisma z Nadzoru o przekroczeniu uprawnień – wycofanie zmiany ze stosowania (ARO.GEN.330(c)).
Każda zmiana, zarówno wymagająca jak i nie uprzedniego zatwierdzenia, powinna być poddana analizie ryzyka związanego ze zmianą w ramach systemu zarządzania bezpieczeństwem Operatora zgodnie z ORO.GEN.200(a)(3) oraz AMC1 ORO.GEN.200(a)(3) punkt e).
W przypadku przekroczenia uprawnień Operatora, w zakresie wprowadzania zmian niewymagających uprzedniego zatwierdzenia, Prezes Urzędu jest zobowiązany do sklasyfikowania ich jako nieprawidłowości poziomu 1 lub 2 (ARO.GEN.330 (c)) oraz podjęcia działań, o których mowa w ARO.GEN.350.
Na stronie ULC w zakładce Operacje Lotnicze -> Certyfikacja -> procedura uzyskania AOC wg 965/2012 znajduje się druk AOC-ULC-05, który jest wymagany do stosowania przy przekazywaniu zmian niewymagających uprzedniego zatwierdzenia. Korzystanie z druku ułatwi komunikację Klient-Urząd, pozwoli również na formalne wysyłanie dokumentacji w danej sprawie drogą elektroniczną zgodnie z art. 39 kpa. Przy zmianach wymagających zatwierdzenia w dalszym ciągu wymagane jest złożenie formalnego wniosku o zatwierdzenie (druk ULC-AOC-01_965). Stosowanie odpowiednich druków pozwoli uniknąć wątpliwości, czy dana zmiana przekazana do ULC jest zmianą wymagającą zatwierdzenia czy też nie.