W dniach 11- 29 stycznia 2016 r. odbyła się faza komitetowa 207. Sesji Rady ICAO. Każdy tydzień Rady rozpoczynał się spotkaniami unijnymi, przygotowującymi członków do kolejnych komitetów. Ponadto w drugim tygodniu sesji z uwagi na spotkania grupy EAG (Environmental Advisory Group) odbyły się dodatkowe spotkania koordynacyjne UE.
Obrady 207. sesji rozpoczęły się nieformalnym spotkaniem informacyjnym, podczas którego zostały przedstawione dwie prezentacje: jedna wygłoszona przez szefa Biura Żeglugi Powietrznej (ANB) i druga przez zastępcę dyrektora monitoringu i nadzoru w ANB. Pierwsza prezentacja dotyczyła kwestii bezpieczeństwa załóg (Cabin Safety and Evacuation Procedures). Prezenterzy skupili się na obecnych materiałach szkoleniowych dotyczących bezpieczeństwa w kabinach oraz nowych materiałach i zadaniach, które powstają na ten temat. Druga prezentacja pt. „USOAP-CMA Update” zawierała przegląd działań z 2015 roku w ramach programu USOAP – CMA (Universal Safety Oversight Audit Programme – Continuous Monitoring Approach) oraz przedstawiła zarys koncepcji, zakresu, oraz różnych elementów programu, np. portalu internetowego.
Pierwsze spotkanie Komitetu (UIC – Unlawful Interference Committee) oraz Komitetu ATC (Air Transport Committee) odbyło się 13 stycznia 2016 r. Część wspólna spotkania dotyczyła dyskusji o zmianie w sposobie zgłaszania różnic. Dokument proponuje zmiany do obecnej notatki oraz formularza zgłoszenia różnic SARPs i PANS, tak, aby proces był bardziej transparentny i zrozumiały dla państw członkowskich. Sekretariat zauważył, że składanie formularzy odstępstw do Aneksu 17, nie jest jeszcze przygotowane w formie elektronicznej. W chwili obecnej są rozpatrywane odpowiednie środki bezpieczeństwa dla wprowadzenia takiego procesu. Sekretariat ICAO ma również w planie publikację nowego podręcznika co do zgłaszania odstępstw i różnic przed ostatecznym terminem ich zgłaszania w listopadzie br. Podczas odrębnej części spotkania UIC, reprezentant Republiki Korei został wybrany na Vice-Przewodniczącego tego komitetu. Pozostałe punkty agendy dotyczyły projektu dokumentu na Zgromadzenie dotyczące ICAO Comprehensive Aviation Security Strategy, podczas którego członkowie Rady omawiali możliwość powstania Globalnego Planu Ochrony Lotnictwa (Global Aviation Security Plan – GASeP) analogicznie do GANP i GASP. Ostatnim punktem agendy był program roboczy komitetu UIC na 208. sesję, który został ostatecznie zatwierdzony przez komitet.
W dniu 14 stycznia 2016 odbyło się kolejne nieformalne spotkanie informacyjne. Pierwszą prezentację przedstawiała Sekretarz Generalna, Dr. Fang Liu, na temat planu biznesowego ICAO (Business Plan) na lata 2017-2018-2019. Reprezentant Polski zapytała, w jaki sposób ICAO planuje zapewnić komunikację miedzy organizacją a interesariuszami, tak aby zagwarantować jak najlepszą implementację planu podczas planowanego okresu 3-letniego. Przedstawiciele Sekretariatu odpowiedzieli, że współpraca oraz koordynacja będzie potrzebna z każdej strony. Prezydent Rady ICAO również dodał, że pojawiające się problemy mogą wpłynąć na implementacje planu, dlatego należy mieć na uwadze całokształt planu, ponieważ priorytety mogą ulec zmianie podczas nadchodzących 3 lat. Wielu członków Rady również uznało, że plan biznesowy powinien być skonsolidowany z budżetem organizacji.
Drugą prezentację spotkania przedstawili Sekretarz Generalna razem z wicedyrektorem ANB na temat polityki mobilizacji zasobów ICAO. Proponowana polityka ma na celu uzupełnienie budżetu ICAO poprzez mobilizacje odpowiednich i przewidywalnych zasobów finansowych do wspierania celów ICAO oraz udzielanie pomocy państwom członkowskim we wzmocnieniu lotnictwa. Jest to związane z programem ICAO – No Country Left Behind (NCLB). Sekretarz Generalna stwierdziła, że proponowana polityka zachęci inwestycję w lotnictwo za pośrednictwem ICAO. Sekretariat odpowie na uwagi zgłoszone przez Rade i połączy obecne polityki i mechanizmy ICAO w tej sferze w jedną całościową politykę mobilizacji zasobów ICAO do przedstawienia Radzie. W dniu 15 stycznia 2016 r. odbyło się spotkanie Komitetu Finansowego (FIC – Finance Committee). Pierwszy dokument agendy dotyczył usług językowych w ICAO. Zaproponowano tu dwa scenariusze na następne triennium. Jeden z nich utrzymywał taki sam poziom usług językowych jak w obecnym triennium, a drugi zwiększał dostępność usług poprzez zatrudnienie większej liczby tłumaczy posługujących się nowymi językami. Wielu reprezentantów państw w Radzie (np. Wielka Brytania, Stany Zjednoczone, Niemcy, Australia, Indie) popierało „wielojęzykowość” na następnym Zgromadzeniu. Dokument roboczy dotyczący wyboru zewnętrznego audytora ICAO na lata 2017-2018-2019 został szybko przyjęty ponieważ obecny audytor zewnętrzy zaakceptował przedłużenie umowy na kolejne triennium zaoferowane przez Radę podczas zeszłej sesji. Dokument zatem będzie przedstawiony przed Zgromadzeniem we wrześniu lub październiku br. Następnie przedyskutowano plan biznesowy ICAO. W dniu 18 stycznia br. odbyło się trzecie nieformalne spotkanie informacyjne. Pierwsza prezentacja dotyczyła postępów ICAO PKD (Public Key Directory). ATB i TCB (Dyrektor Biura Współpracy Technicznej) podczas prezentacji zauważyli, że celem ICAO jest, aby każde państwo członkowskie przyczyniło się do PKD. Reprezentant Polski zadała pytanie, dlaczego niektóre państwa, które wydają e-paszporty nie biorą udziału w programie PKD. ATB wytłumaczył dlaczego większość krajów członkowskich nie bierze jeszcze udziału w PKD. Proces wprowadzania e-paszportów jest długotrwały i kosztowny i zazwyczaj trwa od 5 do 10 lat. Różne państwa dołączają do programu PKD na różnych etapach procesu, ale ostatecznie członkostwo w PKD jest nie do uniknięcia.
Następna prezentacja dyrektorów ATB, ANB i ADB (Biuro Administracyjne) skupiła się na projekcie ICAO pt. „Big Data”. Polska delegacja zadała pytanie, co do sposobu w jaki organizacja może zrealizować projekt w ramach wyznaczonego budżetu organizacji. Przedstawiciele odpowiedzieli, że jest to możliwe, jeśli rozdzieli się pracę między różnymi biurami oraz stażystami w organizacji. Reprezentantka Polski wsparła ten program i dopytała się w sprawie bieżących zobowiązań państw potrzebnych do dalszej realizacji programu oraz jakie indywidualne korzyści poszczególne państwa będą czerpać z programu. ATB odpowiedział, że ICAO już stara się za pomocą Big Data zintegrować otrzymane dane ze wskaźnikami bezpieczeństwa państw członkowskich. ICAO może za pomocą programu obliczać i analizować wskaźniki a wyniki przesyłać z powrotem do państw, aby mogły je wykorzystać we własnych wskaźnikach i programach bezpieczeństwa, oszczędzając im czas i pieniądze. Dalsza realizacja programu wymaga głównie udostępniania danych przez jak największa liczbę państw członkowskich. Dyrektor ATB podkreślił, że poszczególne państwa wnoszą swoją perspektywę, a program je analizuje, co pozwala regulatorom dostosować swoje programy bezpieczeństwa, tak, aby zapewnić jednolite podejście państw członkowskich ICAO. Dzięki projektowi „Big Data”, otrzymane dane oraz wiedza zdobyta przez większe państwa z większymi rynkami lotniczymi mogą być dzielone z mniejszymi państwami, które same nie byłyby w stanie zebrać i przeanalizować wszystkich danych.
Po południu tego samego dnia odbyło się spotkanie Komitetu Transportu Lotniczego (ATC – Air Transport Committee). Jako pierwszy dyskutowano dokument roboczy - Raport postępu w realizacji rekomendacji 6 Światowej Konferencji Transportu Lotniczego (ATConf/6) oraz decyzji 38 Sesji Zgromadzenia. Większość uwag zgłoszonych przez członków Rady dotyczyła dodania większej liczby informacji i szczegółów do raportu, oraz propozycji harmonizacji terminów używanych w planie biznesowym oraz budżecie ICAO. Przewodniczący komitetu podkreślił, że celem raportu jest przedstawienie wizji i planu na następne 3 lata podczas nadchodzącego Zgromadzenia. Następnie przeanalizowano dokument roboczy – Raport postępów ekonomicznych aspektów lotnisk i usług żeglugi powietrznej wraz z kilkoma komentarzami dotyczącymi związku pomiędzy raportem a budżetem ICAO. Kolejny dokument roboczy dotyczył modernizacji programów statystycznych ICAO. Reprezentantka Polski zapytała o sposób, w jaki ICAO planuje zmniejszyć obciążenie państw podczas zwiększenia zakresu zbierania danych. Również zapytała, czy dochody wygenerowane z programu zostaną przeznaczone na dalszy rozwój programu, czy też sfinansują inne działania ICAO. Podkreśliła, że państwa członkowskie udostępniają dane za darmo, więc ewentualne dochody powinny służyć tym państwom. Reprezentant Malezji zapytał o wpływ programu na budżet organizacji. Hiszpania zwróciła uwagę na fakt, że nie ma wystarczających zasobów do zbierania danych. Sekretariat zauważył, że ICAO otrzymuje bardzo mało odpowiedzi od państw na zapytania, więc Sekretariat opracuje odpowiednią strategię na to, aby więcej państw odpowiadało w innej formie, np. przez Internet. Reprezentant Australii zasugerowała, aby w poprawionej wersji dokumentu zwrócono uwagę na korzyści, jakie przynosi ten program. Następnie omówiono dokument roboczy dotyczący postępów w Public Key Directory (PKD). Prezydent zgodził się z Radą, że słuszna jest sugestia, aby wyjaśnić państwom jakie korzyści, oprócz finansowych, mogą czerpać z dołączenia do programu. Stwierdził ponadto, że projekt PKD nie planuje zwiększać kosztów wraz ze zwiększającym się członkostwem, więc koszty dla państw będą się zmniejszały. Reprezentant Wielkiej Brytanii skomentował, że członkostwo nie kończy się wraz z zapłatą – niesie ze sobą zobowiązania. Przewodniczący komitetu zakończył dyskusję potwierdzając, ze odciążenia finansowe są istotne i że każde państwo powinno dobrowolnie przystąpić do projektu PKD. Program roboczy Komitetu na 208 sesje został szybko zatwierdzony przez członków.
W dniu 19 stycznia 2016, odbyło się pierwsze spotkanie WGGE (Working Group on Government and Efficiency), której częścią jest Polska. Grupa zanalizowała ogólną strukturę i prace przygotowawcze na Zgromadzenie. Przedyskutowała procedury przygotowawcze dokumentów oraz terminy ich składania tak, aby można było przygotować wersje dokumentów w każdym z oficjalnych języków ICAO na 2 tygodnie przed Zgromadzeniem. Następnie, reprezentantka Polski przedstawiła proponowaną przez kobiety zasiadające w Radzie rezolucję Rady dotyczącą promowania kobiet w Radzie i na profesjonalnych pozycjach w ICAO. Dokument otrzymał szerokie poparcie, szczególnie przez Wielką Brytanię, i zostanie przedstawiony ponownie na Radzie w marcu bieżącego roku. Następnie na podstawie sugestii państw członkowskich zostaną wprowadzone zmiany, dzięki którym cele będą jaśniej zdefiniowane. Zaproponowano ponadto, aby rezolucja była częścią dokumentu roboczego na Zgromadzenie i zawierała szereg działań do podjęcia przez Sekretariat ICAO i państwa członkowskie ICAO.
Po południu odbyło się nieformalne spotkanie informacyjne pt.: “Roboczy budżet organizacji na lata 2017-2018-2019”, przedstawione przez szefa oddziału finansowego Sekretariatu. Wytłumaczył on, że plan proponowanego budżetu jest zgodny z siedmioma głównymi priorytetami i przewidywanymi rezultatami planu biznesowego. Również ma celu zwiększenie efektywności i wydajności pracy ICAO. Reprezentant Norwegii zapytał o nadwyżkę w budżecie. Odpowiedziano, że skoro jest nadwyżka na początku budżetu, i przewidywana jest podobna nadwyżka finansowa pod koniec budżetu, to faktycznie budżet zamknie się na podobnym poziomie. Polska Delegacja zapytała w jaki sposób można przeglądać i kontrolować budżet podczas 3-letniego okresu jego realizacji. Sekretariat opracował na to system, który pozwala dyrektorom biur ICAO przejrzeć i kierować budżetem, dzięki czemu Sekretariat będzie w stanie zdawać raporty na temat realizacji budżetu. Również będzie w stanie opisać ryzyko i ustalić priorytety, znajdując rozwiązania problemów wewnątrz organizacji jak i poza nią.
20 stycznia br. odbyło się spotkanie koordynacyjne UE w sprawie spotkania EAG/15 , które miało miejsce 20 – 21 stycznia. Na spotkaniu koordynacyjnym członkowie Rady z UE zostali także powiadomieni o wizytacji parlamentarzystów z KE podczas spotkania CAEP w ICAO (w charakterze obserwatorów) oraz o nowej formule EAG (od lutego grupa ta ma się zamienić w grupę wysokiego szczebla z udziałem oficjeli na szczeblu ministrów- High Level Meeting on GMBM, stąd nazwa EAG przestaje istnieć) w ślad za State Letter do państw. Z Europy będą brali udział: Norwegia (w jej imieniu szefowa ECAC), Wielka Brytania (DG) oraz w imieniu Portugalii przedstawiciel Holandii (DG). Członkowie Rady dalej będą mogli brać udział w tym spotkaniu (planowanym na 24 i 25 lutego br. i być może w kolejnych, jak będzie taka potrzeba). Ponadto wyrażono nadzieję na szeroki udział państw w odbywających się w końcu marca i kwietniu spotkaniach GLADS (spotkanie w kwietniu w Europie odbędzie się w Amsterdamie).
Podczas posiedzenia członków EAG, CAEP (Committee on Aviation and Environmental Protection) przedstawił wyniki przeprowadzonych analiz technicznych odnośnie emisji oraz porównanie różnych możliwych schematów na tle globalnego schematu MBM (Market-Based Measure). Członkowie wymienili poglądy na temat roli państw ICAO, operatorów lotniczych w sprawie monitoringu, raportowania i weryfikacji (MRV), oraz platformy/rejestru do zbierania informacji. Wszyscy poparli udział interesariuszy w przyszłych spotkaniach grupy. Celem proponowanego Schematu MBM było zredukowanie emisji i ustalenie podstawy działania takiego schematu, podczas gdy CAEP skupiał by się na przepisach technicznych aby je osiągnąć. Dyskutowano również na temat aneksu do schematu – niektórzy delegaci uważali, że nie jest potrzebny, a niektórzy, że aneks powinien być w jakiś sposób załączony do schematu, tak aby wyszczególniał kwestie do ustalenia podczas jego realizacji. Podczas sesji odbyły się spotkania w sprawie rozszerzenia liczby członków Rady i ANC, podczas jednego z nich odbyła się jedna telekonferencja z ECAC.
W dniu 22 stycznia odbyło się drugie spotkanie Komitetu Finansowego. Pierwszym punktem Agendy był Plan Realizacji rekomendacji EAAC (Evaluation and Audit Advisory Committee) w rocznym raporcie 2014-2015. Komitet zdecydował zarekomendować Radzie, aby przyjęła proponowany plan i zanotowała działania wyznaczone w tym planie. Następny punkt dotyczył badań nad ubezpieczeniami ASHI-Scheme i ich wyników. Członkowie komitetu zadawali ogólne pytania co do planu. Sekretarz Generalna odpowiedziała, że poprosiła o analizę wyników, które przedstawi Radzie podczas 208 sesji. Następnie przedyskutowano proponowaną politykę mobilizacji zasobów. Propozycja zarysowała politykę razem z uzasadnieniem konieczności jej wprowadzania. Głównym celem jest zapewnienie adekwatnych, bardziej przewidywalnych i zrównoważonych dobrowolnych składek dla ICAO –umożliwiłoby to również wprowadzenie jednego komitetu do spraw rewizji projektów do zarządzania różnymi funduszami organizacji zamiast osobnych grup odpowiedzialnych za poszczególne fundusze. Spotkanie zakończyło się przeglądem programu roboczego komitetu na 208 sesję. Komitet zaplanował dodatkowe spotkanie podczas 207 sesji (faza Rady) po to, aby mógł przedyskutować proponowany budżet ICAO.
Spotkanie Komitetu TCC i FIC odbyło się 25 stycznia 2016 r. Podczas łącznego spotkania komitetów, Sekretarz Generalna wygłosiła raport ustny na temat rozwoju programu współpracy technicznej. Reszta spotkania dotyczyła tylko komitetu TCC. Pierwszym punktem agendy był dokument informacyjny na temat ankiety przeprowadzonej przez Uniwersytet McGill. Reprezentant Polski zadała pytanie odnośnie statusu niektórych projektów, które zostały zaznaczone jako skończone w ramach wyników ankiety, natomiast w praktyce nie zostały jeszcze w pełni zrealizowane. Poparła również sugestie Arabii Saudyjskiej na wprowadzenie konkretnych terminów ulepszenia wyników. Kilku członków komitetu zaproponowało wprowadzenie wskaźników Większość członków komitetu zgodziło się, aby przeprowadzać taką ankietę co dwa lata. Na końcu spotkania zatwierdzono program roboczy Komitetu Współpracy Technicznej (TCC) na 208 sesję bez żadnych uwag. W dniu 26 stycznia odbyło się spotkanie WGGE (pod-grupa wydajności i zarządzania), której członkiem jest Polska. Pod-grupa przedyskutowała proponowane przez nich wskaźniki, które mają przedstawić Radzie. Członkowie doszli do kilku kompromisów i zaplanowali jeszcze jedno spotkanie w celu dopracowania swojej propozycji. Wówczas pod-grupa spotka się z pięcioma dyrektorami ICAO celem ustalenia ostatecznego wskaźników wydajności (KPI’s) przed zaprezentowaniem propozycji Radzie.
Po południu tego dnia miało miejsce spotkanie Komitetu HRC. Na początku komitet przejrzał roczny raport oficera etyki za 2015 r. Komitet następnie długo dyskutował na temat przeglądu istniejących praktyk dotyczących personelu ICAO jak i oddelegowanych. Następnie zatwierdzono program roboczy na 208 sesję. W dniu 27 stycznia odbyło się krótkie spotkanie komitetu RHCC. Przedyskutowano nierozstrzygnięte jeszcze kwestie, np. pomoc udzielaną członkom rodziny dyplomatów, którzy przyjeżdżają lub odwiedzają Kanadę. Większość projektów komitetu jest nadal w procesie realizacji.
Ostatnie spotkanie Fazy Komitetowej 207 sesji odbyło się 29 stycznia 2016 r. Było to nieformalne spotkanie informacyjne na temat elektronicznego systemu głosowania podczas Zgromadzenia br. Przedstawiciel Sekretariatu zademonstrował użycie systemu oraz opisał kilka scenariuszy kosztów jego wdrażania. Rada podejmie decyzję co do stosowania systemu podczas nadchodzącej fazy Rady 207 sesji. W czerwcu br. odbędzie się też test systemu do głosowania w Assembly Hall.,
