Zmiany w ośrodkach szkolenia lotniczego mogą być wprowadzane niezależnie w 3 obszarach funkcjonowania:
1. Instrukcji i Programach szkolenia;
2. SMS - jako element systemu zarządzania (Podręcznik Zarządzania Bezpieczeństwem);
3. Zmiany w procedurach (Instrukcja Operacyjna oraz Instrukcja/Podręcznik Monitorowania zgodności z wymaganiami).
Dokumenty regulaminowe ośrodka należy sukcesywnie, po ich opracowaniu przesyłać do ULC w celu dokonania ich oceny oraz zatwierdzenia (uwaga: zatwierdzeniu ULC nie podlega Podręcznik Zarządzania Bezpieczeństwem). Kierownik odpowiedzialny (AM) w organizacji będzie zobowiązany podjąć decyzję o momencie faktycznego rozpoczęcia stosowania w organizacji zatwierdzonych wcześniej przez organ dokumentów regulaminowych (programów/instrukcji), w chwili gdy uzna to za stosowne (np. gdy wprowadzenie danego dokumentu nie będzie powodowało sytuacji, ze będzie on pozostawał w sprzeczności z innymi), po uprzednim przesłaniu odpowiedniej informacji do ULC (zgodnie z § 20 rozporządzenia MTBiGM z 25 marca 2013 r. w sprawie certyfikacji działalności w lotnictwie cywilnym (Dz. U. z 2013, poz. 421)).
Również wprowadzenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem w organizacji może rozpocząć się przed wymianą certyfikatu na zgodny z wymaganiami Part-ARA.
Kluczowym jest aby postępować zgodnie z wewnętrznie przyjętym harmonogramem, który musi zostać zakomunikowany organowi z odpowiednim wyprzedzeniem oraz aby zgłosić przed dniem 8 kwietnia 2014 r. gotowość do dostosowania się do nowych wymagań (polegającą na posiadaniu nowych zatwierdzonych przez organ programów, instrukcji oraz procedur i podręczników, wdrożeniu nowego systemu zarządzania + SMS-a w organizacji oraz przeprowadzeniu audytu wewnętrznego). Powyższe pozwoli na złożenie przez organizację wniosku o wydanie nowego certyfikatu zgodnego z wymaganiami R UE nr 1178/2011 oraz po pozytywnym audycie na uzyskanie ww. Powyższe będzie następowało w kolejności zgłoszeń, mając na uwadze fakt, że nadzór zgodnie z art. 10 a ust. 4 R UE nr 1178/2011 jest zobowiązany wymienić wszystkie certyfikaty zgodne z wymaganiami JAR-FCL (pod warunkiem spełnienia nowych wymagań) na nowe zgodne z wymaganiami Part-FCL do dnia 8 kwietnia 2017 r.
W zakresie szkolenia szybowcowego i balonowego powyższe zasady nie mają zastosowania. W tym zakresie szkolenia, ośrodki posiadające ważny certyfikat FTO wydany na podstawie przepisów już nieobowiązujących mogą szkolić na starych zasadach do końca ważności tego certyfikatu. Zgodnie z art. 2 ust. 2 lit. f rozporządzenia Komisji (UE) nr 290/2012 z dnia 30 marca 2012 r. od dnia 8 kwietnia 2015 r. szkolenie w zakresie licencji lekkich statków powietrznych, licencji pilota balonowego lub licencji pilota szybowcowego musi być prowadzone w zatwierdzonych organizacjach szkolenia lotniczego ATO zgodnie z Załącznikami VI i VII do R UE nr 1178/2011.